V kurzu celkově zlepšili principy své práce s dokumenty (umístění, pojmenování, sdílení). Také se naučili nastavit si výchozí pohled ve OneDrive podle potřeb konkrétního člena týmu. Díky tomu jsou organizovanější, ušetřili čas a dokonce začali pomáhat v nové lokalitě, což bylo do té doby nemyslitelné.

V kurzu se Sociální agentura zaměřila na zefektivnění vnitřní spolupráce a přechod z osobního předávání informací do online prostředí platformy Microsoft 365. Jako svůj „středobod vesmíru“ si zvolili aplikaci Microsoft Teams a začali využívat Planner pro systematickou evidenci úkolů i nástroj Loop pro tvorbu zápisů z porad v reálném čase. Díky tomu nahradili dřívější živelné sledování agendy přehledným systémem, který celému týmu výrazně zrychlil předávání informací a zvýšil vzájemnou informovanost bez ohledu na to, zda se kolegové právě potkají v kanceláři.

Jako střešní organizace pro 80 středisek řešila neefektivní komunikaci napříč členskou základnou a pro její sjednocení zvolila Google Chat (už používali Google Workspace, takže např. sdílení dokumentů je snazší). Promysleli si parametry nastavení chatu, použití vláken a vše testují zatím v užším týmu. Výhledově přizvou širokou základnu ČHS (přes 200 uživatelů). Aby byla adopce co nejsnazší, připravují příručku, jak na to.

Chtěli vylepšit a sjednotit týmovou komunikaci v různorodém týmu a to pomocí nastavení sdíleného kalendáře, kde sjednotili porady a akce i absence. Online porady jsou pak propojené na MS Teams, kde se odehrávají.

V kurzu se Asociace komunitních služeb zaměřila na zefektivnění vnitřní a meziorganizační spolupráce s cílem nahradit dosavadní, často nedostačující e-mailovou komunikaci mezi svými 53 členskými organizacemi. Jako nejvhodnější řešení zvolili kombinaci Google Workspace (zejména nástroje Google Chat a Místnosti) a WhatsApp komunit, které umožňují snadné propojení přes telefonní čísla a překonávají tak technologickou nekompatibilitu mezi různými platformami, které jednotliví členové používají. Díky podpoře průvodce a úzké spolupráci s expertní členskou organizací Spirála již zprovoznili Google Workspace pro neziskovky a v pilotní fázi testují nové komunikační kanály, které mají sjednotit správu dokumentů a předávání informací na všech úrovních asociace.

Organizace souběžně řešila nepřehlednost dat na Google Drive, kde bylo pro členy týmu obtížné dohledávat konkrétní soubory a pamatovat si jejich umístění. Jako řešení vytvořili firemní intranet, který slouží jako přehledný rozcestník obsahující často hledané dokumenty, profily kolegů pro orientaci nováčků a aktuální informace o dění v organizaci. Tento nástroj jim umožnil efektivně „překlopit“ stávající knihovnu dokumentů do podoby, která je pro všechny zaměstnance snadno přístupná a srozumitelná

Pro evidenci projektových indikátorů, termínů a úkolů si vybrali nástroj Freelo. Zaměstnanci jsou nadšení z jednoduchého rozhraní a také podpora ze strany Freelo je velice přátelská.

V kurzu se Federace nábytkových bank zaměřila na sjednocení roztříštěné agendy a nastavení jasných principů projektového řízení, které by nebylo postaveno na neustálých notifikacích, ale na sledování klíčových milníků a balíčků práce. Po testování několika nástrojů zvolili aplikaci ClickUp, ve které kumulují veškerou společnou agendu od projektů a zakázek až po porady a marketingové materiály. Díky podpoře průvodců také vytvořili projektovou směrnici, která definuje jejich novou „firemní kulturu“ v digitálním prostředí a určuje pravidla, jak s úkoly a zodpovědnostmi v týmu zacházet.

V kurzu se organizace Moravskoslezský pakt zaměstnanosti zaměřila na vytvoření centralizovaného systému vstupního školení, který by sloužil jako jednotný studijní portál pro nové i stávající zaměstnance. Na doporučení svého průvodce vybrali pro tento účel komunikační SharePoint, což jim umožnilo efektivně využít digitální nástroje Microsoft, které již v organizaci používají. Aktuálně mají připravenou strukturu portálu i dotazníky pro manažery k definování obsahu a od ledna plánují plné spuštění, což jim zajistí přehledné a sjednocené zázemí pro rozvoj interních kompetencí a hladký průběh onboardingu

V kurzu se Středisko sociální prevence Olomouc zaměřilo na zefektivnění složitých a vícestupňových schvalovacích procesů pro interní žádanky, jako jsou dovolenky či propustky. Do analýzy problému aktivně zapojili přes 50 zaměstnanců prostřednictvím osmi workshopů a servisních blueprintů, čímž získali detailní vhled do potřeb celé organizace. Jako ideální řešení zvolili rozšíření svého stávajícího mzdového a personálního systému o nové moduly, přičemž pro další automatizaci procesů plánují využít nástroje SharePoint a Copilot v rámci balíčku MS365.

Jedním z jejich hlavních problémů byl převod zaúčtovaných dokladů z Pohody do rozpočtových tabulek pro automatické hlídání čerpání. Mezikrokem realizovaným v kurzu je částečná automatizace přenosu dat do Excelu, kterým se ušetří ruční přepisování dat.

V kurzu se organizace MAS Brdy - Vltava zaměřila na vyřešení problému s časově náročnou a ruční kontrolou projektových dat vedených v excelovských tabulkách oproti údajům z účetnictví. K problému přistoupili ve spolupráci s expertem, který pro ně navrhl specifickou automatizovanou operaci, jež má za cíl nahradit manuální ověřování položek a sjednotit tyto dva datové zdroje. Jejich řešením je implementace tohoto automatizovaného postupu, který je aktuálně ve fázi testování a slibuje, že většinu kontrolních úkonů provede systém samostatně, čímž výrazně ulehčí práci při správě projektů

V oblasti finančních procesů organizace řešila vysokou míru kontroly a zdlouhavé schvalování cestovních příkazů, do kterého muselo vstupovat mnoho kolegů od řadových pracovníků až po správce rozpočtu. Ve spolupráci s technickým expertem a průvodkyní vytvořili implementační plán, který má za cíl propojit personální evidenci se sledováním rozpočtu a zajistit historii změn. Vybraným řešením je vyjednání nákupu specifických modulů u stávajícího dodavatele systému Pamica, což organizaci umožní efektivněji spravovat sdílené úvazky a zpružnit finanční toky.

V oblasti finančních procesů se organizace soustředila na digitalizaci oběhu dokladů a zpřehlednění kontroly rozpočtů, k čemuž si vybrala nástroj WFlow. Tento systém jim umožní automatizované vytěžování faktur a jejich přímé napojení na systém externí účetní, což usnadní sledování jednotlivých položek rozpočtu v reálném čase. Implementaci plánují spustit od začátku nového roku, přičemž při výběru řešení úspěšně využili principů společenské odpovědnosti firem pro získání výhodnějších podmínek pro neziskový sektor

UNIPA řešila správu kontaktů a automatizaci rozesílky e-mailů pro účastníky akcí. Jako CRM (customer relations management) nástroj si vybrala HubSpot, který jim přišel uživatelsky nejpřívětivější. HubSpot umí vytvořit online formuláře, které rovnou padají do jednotné evidence a také se jim zasílají automatizované zprávy.‍

Dalším krokem bude automatizace napojení Google Meet a také evidence plateb za akce pomocí nástroje Make nebo podobného.

V kurzu se organizace VOR Jihlava zaměřila na modernizaci správy klientských dat a po konzultaci s expertem se rozhodla pro přechod na novou databázi Equip. Toto řešení jim umožní automatické vkládání dat do výkazů pro ministerstvo (MPSV), snadné generování podkladů pro donátory a do budoucna i pokročilé funkce, jako je hlasové nahrávání dat nebo práce na tabletech přímo v terénu. Díky individuálnímu zaškolení a integraci formulářů, které eliminují zbytečné přepisování, se týmu podařilo překonat počáteční obavy a od ledna plánují ostrý start systému, který jim zajistí přesná data pro efektivní řízení služeb

Zkoumali možnost využití AI pro analýzu a strukturování méně uspořádaných dokumentů od partnera. Za použití AI dokážou získat přehledné, srozumitelné a jednotné výstupy. Do budoucnosti uvažují o implementaci Freelo pro řešení projektového řízení.

V kurzu se organizace Roska České Budějovice zaměřila na maximální zefektivnění a propojení svých stávajících platforem (Freelo, CRM, účetní program a banka), aby odstranila duplicitní a zdlouhavé ruční zadávání stejných informací do více systémů. Klíčovým prvkem jejich digitální transformace je automatizace procesů, která zahrnuje automatické párování plateb, odesílání děkovných e-mailů dárcům a zjednodušení registrací na benefiční akce. Velký pokrok organizace učinila v oblasti využití umělé inteligence (Gemini), kterou začali aplikovat například pro převod papírových prezenčních listin do digitálního formátu pro import do CRM, což jim ušetří několik dní práce. Pro zajištění dlouhodobé samostatnosti se tým intenzivně učí správně promptovat a ve spolupráci s technickým expertem připravuje tzv. „kuchařku“, tedy praktický návod, díky kterému budou schopni spravovat a upravovat nastavené automatizace i v budoucnu bez externí pomoci