Projekty

Inspirativní příběhy

Inspirativní příběhy z kurzu Nezisk.Digital

Každá z organizací přicházející do našeho kurzu má specifické potřeby, způsoby fungování i problémy, se kterými potřebuje pomoct. Přesto se vyrýsovalo sedm nejčastějších témat, které společně řešíme.
Přečtěte si vybrané příběhy našich organizací: co je trápilo, jak to vyřešili díky digitalizaci, a jaký to mělo vliv na jejich každodenní práci i celkový dopad.

inspirativních příběhů

*A další budou přibývat.

typických
výzev

Unie porodních asistentek (UNIPA)

CRM

HubSpot

Google Workspace

Automatizace

Make

UNIPA řešila správu kontaktů a automatizaci rozesílky e-mailů pro účastníky akcí. Jako CRM (customer relations management) nástroj si vybrala HubSpot, který jim přišel uživatelsky nejpřívětivější. Hubspot umí vytvořit online formuláře, které rovnou padají do jednotné evidence a také se jim zasílají automatizované zprávy.
‍
Dalším krokem bude automatizace napojení Google Meets a také evidenci plateb za akce pomocí nástroje Make nebo podobného.

Číst více na blogu



Další inspirativní příběhy dle 7 nejčastějších výzev

Správa informací a dokumentů

Interní komunikace a spolupráce

Projektové řízení a úkolování

Personalistika a HR

Finanční procesy a účetnictví

Správa klientských dat a procesů

Stávající platformy MS365/Google Workspace a AI

Klasické trampoty organizací



Hrr na nasazení konkrétního nástroje bez promyšleného plánu, jak ho nastavit

Nástroj pak často neplní nevyslovená očekávání týmu, který od něj pomalu upouští, nebo na něj začne mít averzi.



Zkoušení různých nástrojů metodou "pokus–omyl"

Často stojí na jednotlivci, kterému vezme spoustu času a nalezená řešení zohledňují spíše jeho pohled na věc.



Na digitalizaci se nevyčlení čas v dlouhodobém horizontu

Bez systematického přístupu se digitální nástroje zavádí nahodile a týmy je nepoužívají pravidelně ani efektivně.

Se systematickou digitalizací pomůže online kurz Nezisk.Digital

Spolu s průvodcem odhalíte příčiny problémů a skutečné potřeby vaší organizace. S tech-expertkou vyberete řešení, které nejvíce zlepší vaše fungování a dopad. Odnesete si podrobný plán, abyste věděli, jak nové nástroje i myšlení implementovat v praxi. Funguje to jinde a bude i u vás!

Více informací

Inspirativní příběhy

Během dvou let pořádání kurzu jsme u organizací kromě klasických trampot vysledovali i typické výzvy, které téměř každá z nich dříve či později řeší. Jen v jiném pořadí a s jinou prioritou dle individuální situace.

72+

organizací jsme
provedli digitální transformací



Správa informací a dokumentů

Chybějící systém ve správě dokumentů, interních procesů, nastavení oprávnění sdílení, přehledné názvy – to jednotlivce či malé týmy tolik netrápí. Pro efektivní spolupráci více lidí je ale klíčové řádně nastavit jeden zdroj pravdy, kde je dobře strukturovaný obsah a jednoduše tak lze dohledat například popis procesu, který pracovník dělá jednou ročně.

Blízký soused

MS 365

OneDrive

V kurzu celkově zlepšili principy své práce s dokumenty (umístění, pojmenování, sdílení). Také se naučili nastavit si výchozí pohled ve OneDrive podle potřeb konkrétního člena týmu. Díky tomu jsou organizovanější, ušetřili čas a dokonce začali pomáhat v nové lokalitě, což bylo do té doby nemyslitelné.

Číst více



Interní komunikace a spolupráce

Častým trápením je mnoho různých kanálů pro komunikaci: WhatsApp, e-mail, SMS, telefon. Informace jsou těžko dohledatelné nebo nikdo neví, co platí. Přitom často stačí definovat jednu platformu pro interní sdělení, termíny či diskuzi nad projekty, druhou například pro mimořádné události a třetí pro komunikaci s klienty.

Česká hiporehabilitační společnost

Google Workspace

Google Chat

Jako střešní organizace pro 80 středisek řešila neefektivní komunikaci napříč členskou základnou a pro její sjednocení zvolila Google Chat (už používali Google Workspace, takže např. sdílení dokumentů je snazší). Promysleli si parametry nastavení chatu, použití vláken a vše testují zatím v užším týmu. Výhledově přizvou širokou základnu ČHS (přes 200 uživatelů). Aby byla adopce co nejsnazší, připravují příručku, jak na to.

Číst více

Blízký soused

MS 365

Sdílení kalendář

MS Teams

Chtěli vylepšit a sjednotit týmovou komunikaci v různorodém týmu a to pomocí nastavení sdíleného kalendáře, kde sjednotili porady a akce i absence. Online porady jsou pak propojené na MS Teams, kde se odehrávají.

Číst více



Projektové řízení a úkolování

Úkoly jen vyslovené jsou často úkoly zapomenuté nebo těžko sledovatelné. Řešením může být jednoduchá evidence úkolů s přiřazeným vykonavatelem, termínem, popisem a třeba i časovou dotací. Následně je možné zvážit využití specifické metodiky projektového řízení, ať už vodopády nebo agilní.

Centrum LOCIKA

Freelo

Pro evidenci projektových indikátorů, termínů a úkolů si vybrali nástroj Freelo. Zaměstnanci jsou nadšení z jednoduchého rozhraní a také podpora ze strany Freelo je velice přátelská.

Číst více



Personalistika a HR

Lidé přicházejí a odcházejí, a proto je vždy dobré mít vše dopředu připravené – pracovní smlouvy s různými úvazky a jejich změny a návaznost na projekt, nalodění nových členů, ale i vylodění odchozích. Na začátku stačí příprava struktury smluv a evidence změn, seznamy úkolů pro nalodění a vylodění kolegů. To vše za dodržení pravidel kyberbezpečnosti – přístupy ke smlouvám mají jen konkrétní lidé, bývalým kolegům jsou naopak přístupy odebrány.

Moravskoslezský pakt zaměstnanosti

MS 365

Sharepoint

Intraweb / Znalostní báze

Vytvářeli centralizovaný systém pro vstupní IT vzdělávání a školení zaměstnanců, což je klíčová součást nalodění a rozvoje zaměstnanců. Nejprve si připravili vhodnou strukturu informací a až následně plnili konkrétním obsahem v SharePointu.

Číst více



Finanční procesy a účetnictví

Pro organizace je klíčové mít ve financích jasno. Stává se, že je potřeba zadávat stejné informace do několika systémů. Širší týmy zase potřebují vyladit proces kolem evidence účtenek. To jsou zároveň příležitosti pro automatizaci a tím i odstranění trýznivé robotické práce finančních manažerů a účetních.

Centrum LOCIKA

Excel

Automatizace

Pohoda

Jedním z jejich hlavních problémů byl převod zaúčtovaných dokladů z Pohody do rozpočtových tabulek pro automatické hlídání čerpání. Mezikrokem realizovaným v kurzu je částečná automatizace přenosu dat do Excelu, kterým se ušetří ruční přepisování dat.

Číst více

MAS Brdy-Vltava

Automatizace

Excel

Řešili automatizaci mezi jejich projektovými tabulkami v Excelu a výstupy z externího účetnictví, aby to nemuseli dělat ručně.

Číst více



Správa klientských dat a procesů

Organizace mají nefunkční evidenční systémy klientů nebo jim chybí celkový přehled o záznamech a klientské historii. Vedle toho procesy registrace nových klientů nebo účastníků akcí probíhají manuálně, čímž jsou časově náročné a náchylné k chybám. Zavedení jednotné evidence, kde jsou buď provázání na příslušné dokumenty, nebo dokonce jsou všechna klientská data na jednom místě, ušetří organizaci čas, ale také pomůže se zabezpečením klientských dat.

Unie porodních asistentek (UNIPA)

CRM

Hubspot

Google Meet

Automatizace

Řešili správu kontaktů a automatizaci rozesílky e-mailů pro účastníky akcí. Jako uživatelsky nejpřívětivější CRM (customer relationship management) nástroj si vybrali HubSpot. Ten umí vytvořit online formuláře, které rovnou padají do jednotné evidence a také zasílá automatizované zprávy. Dalším krokem bude automatizace napojení Google Meets a také evidence plateb za akce pomocí nástroje Make nebo podobného.

Číst více



Stávající platformy MS365/Google Workspace a AI

Ačkoli se nejedná o samotný problém, mnoho organizací si uvědomuje nedostatečné využívání již zakoupených nebo dostupných platforem (např. Google Workspace, Microsoft 365). Existuje také obecná snaha o efektivnější integraci nástrojů, automatizaci procesů napříč různými platformami a zavádění umělé inteligence (AI) do každodenní práce. Tato kategorie často podtrhuje základní problém podvyužití zdrojů nebo modernizace organizace.

Žebřík

AI / umělá inteligence

Zkoumali možnost využití AI pro analýzu a strukturování nestrukturovaných dokumentů od partnera. Za použití AI získají výstupy, které z mála vytáhnou maximum. Do budoucnosti uvažují o implementaci Freelo pro řešení projektového řízení.

Číst více